De juiste beslissingen nemen bij de juiste complexen op het juiste moment is hét dilemma als het gaat om goed assetmanagement bij woningcorporaties. Wat is de rol van datagestuurd werken bij het vinden van dat antwoord, hoe neem je ‘zachte’ thema’s als maatschappelijke problematiek mee en hoe geef je medewerkers de ruimte ervaringen een aanvulling te laten zijn op je data? Krijtland Wonen – verantwoordelijk voor zo’n 3.300 vhe in Zuid-Limburg – heeft de afgelopen jaren haar assetmanagementproces vanaf de grond opgebouwd. In gesprek met CorporatieGids.nl vertellen Junior Assetmanager Dani in de Braekt en Manager Vastgoed Peter Smeets hoe de corporatie dat heeft aangepakt.
Drie jaar geleden ontstond Krijtland Wonen uit een fusie tussen Stichting Krijtland Wonen en Woningstichting Simpelveld. Peter: “Een van de meest urgente uitdagingen is voor ons het op orde krijgen van de data. We kwamen immers van ver, aangezien bij onze voorgangers data verspreid door de organisatie aanwezig waren in Excel-bestanden, persoonlijke notities of in de hoofden van medewerkers. Na de fusie ontstond de wens om een professionaliseringsslag te maken zodat we goede strategieën kunnen maken voor ons bezit en beter met portefeuille- en assetmanagement aan de slag kunnen gaan.”
Peter blikt terug naar het moment van de fusie: “We wilden als organisatie de stap maken richting de corporatie van de toekomst. Aedes heeft daar onder andere een leidraad voor geschreven – werken met één ERP-systeem, datagestuurd werken en het oppakken van de regierol – wat wij met een eigen sausje hebben omarmd. Daarnaast hebben we geïnvesteerd in jonge, nieuwe medewerkers, zoals Dani. Het effect van die frisse wind is dat meer ervaren collega’s worden verleid om op een andere manier over hun werk na te denken. We worden uit gebaande patronen gehaald, werken beter samen tussen afdelingen en komen zo tot steeds betere oplossingen.”
Peter vervolgt: “Vroeger was er meer sprake van ‘verticaal denken’ binnen de organisatie. Een afdeling Vastgoed wist bijvoorbeeld wat gedaan moest worden, wat de beoogde doelgroep was en wat de huurprijs moest zijn. Er was weinig contact met andere afdelingen. Dat is nu wel anders. Doordat we de planning van onderhoud en investeringen maken op basis van data, worden medewerkers ‘gedwongen’ over afdelingsgrenzen heen te kijken. Dat vraagt wat gewenning – het is immers een nieuwe manier van werken – maar men ziet al snel in dat het wat oplevert. Die engagement was een belangrijke sleutel om hiermee verder te gaan.”
“Ook de samenwerking met partners gaat een stuk beter,” vertelt Dani: “Als Krijtland Wonen werken wij bijvoorbeeld in drie gemeenten: Vaals, Gulpen en Simpelveld. Bij gezamenlijke projecten zijn we vaak in de lead omdat dit kleine gemeenten zijn. In plaats van dat we op basis van een onderbuikgevoel sturen welke complexen misschien aangepakt zouden kunnen worden, kunnen we beter aangeven wat het meeste effect heeft. Het geven van een ‘ja’ of ‘nee’ op een project gebeurt veel duidelijker, waardoor ons verhaal een stuk helderder wordt.”
Op de vraag hoe Krijtland Wonen de professionaliseringsslag heeft aangepakt, vertelt Peter: “We werken al langere tijd samen met Republiq. Zij zijn voor ons een sparringpartner rond strategische vraagstukken en hebben meegewerkt aan het neerzetten van ketensamenwerking, ons duurzaamheidsbeleid en ons portefeuilleplan. Toen wij stappen wilden maken rond assetmanagement, hebben zij het beleid vertaald naar operationele stappen. Daar viel ook een ‘opleiding on the job’ onder om meer kennis te vergaren als organisatie. In een jaar tijd is Dani als trainee klaargestoomd voor een rol als junior assetmanager”
“Naast hulp bij het neerzetten van assetmanagement maken we gebruik van hun product Pien, wonderkind in vastgoeddata,” gaat Dani verder. “Hierin komt alle relevante informatie samen uit verschillende systemen, waardoor wij kunnen sturen op assets. Deze interne data wordt gecombineerd met externe data die Republiq in Pien plaatst. Denk aan informatie over trends in wijken, hoe een doelgroep zich ontwikkelt of leefbaarheidsdata. Hierdoor krijgen wij een veel beter beeld van wat er speelt.”
Interne en externe informatie over de wijk en individuele woningen of complexen komt zo samen, legt Dani uit. “Daarbij geven we medewerkers de mogelijkheid om eigen expertise of ervaringen als input per beleidsthema toe te voegen. Sturen op data is heel belangrijk, maar je moet het wel in de bredere context plaatsen. Je kunt immers nooit de volledige werkelijkheid uit data halen. Dat streef je na door meningen en observaties van de werkvloer mee te nemen. Het vergaren van zulke input – nomineren noemen we dat – kan iedere medewerker van Krijtland Wonen doen. Mogen er complexen zijn die vaak genomineerd zijn maar waar volgens de data weinig aan de hand is, is dat voer voor discussie. De volgende stap voor ons – ook al is dat wel een wens voor de toekomst – zou zijn om partners ook complexen te laten nomineren, zoals de gemeente of zelfs huurders. Zo krijgen wij scherper op ons netvlies welke complexen het beste aangepakt kunnen worden.”
Aan de slag gaan met assetmanagement heeft Krijtland Wonen tot dusver verschillende tastbare resultaten opgeleverd, gaat Peter verder: “Laatst had ik een RvC-vergadering waarin ik vertelde over conditiemetingen. De RvC vroeg hoe deze metingen zich verhielden tot onze plannen. Complexen met een slechte score kunnen door Pien worden geprojecteerd en vanuit assetmanagement zijn plannen gemaakt hoe we dit kunnen aanpakken. Dat laat voor mij heel goed zien hoe we data gebruiken om een duidelijker verhaal te communiceren over wat wel en niet kan dan voorheen.”
Een belangrijke toevoeging voor de toekomst is voor Dani de financiële kant: “Het is natuurlijk goed dat je de afweging maakt tussen wat een complex nodig heeft en de maatschappelijke doelen die je als organisatie stelt, maar je moet het geheel ook kunnen betalen. Voor ons is het toevoegen van de financiële gegevens een belangrijke volgende stap, zodat steeds betere besluiten kunnen worden genomen over welke aanpak de meeste resultaat oplevert.”
Peter knikt en sluit af: “Een ander soort data dat ik daarnaast zou willen toevoegen is bijvoorbeeld informatie vanuit ons Klant Contact Centrum. Hoeveel telefoontjes vanuit een complex krijgen we binnen? Hoeveel overlast is er? Deze data koppelen we nu nog niet aan Pien. Als dit lukt kunnen we ontwikkelingen bij huurders beter volgen. Daarnaast zou ik graag meer data willen uitwisselen met collegacorporaties. We hebben in een straal van tien kilometer zo’n zes corporaties zitten, en door informatie te delen kunnen we beter samenwerken, benchmarken en van elkaar leren. Daar worden we allemaal een stuk beter van.”
Bron: CorporatieMedia. Foto: Krijtland Wonen
